Claves para el éxito en la organización de eventos (1)
Sorprender, impactar y cautivar a nuestros invitados a un evento es
una de las máximas de las empresas de hoy, ya sea en eventos de golf,
deportivos, comerciales o sociales. La oferta de eventos en los clubes se puede
extender hacia convenciones de empresa, bodas, reuniones internas, eventos de
team building, actividades de outdoor… y convertirse en una fuente de recursos
importante. Por: José Manuel
López Torre*
Las inversiones realizadas en marketing, en promoción, en comunicación
y en publicidad son muy costosas, y es importante conseguir captar la atención
de las personas a las que se dirigen y destacarlas de entre los muchos eventos
que hay. Esta sería la cuestión a plantearse antes de iniciar los preparativos
de un evento.
Es tan importante el mensaje a transmitir, centralizar el evento en el
público que nos interesa, las habilidades a desarrollar y los conceptos a
trabajar como el pasárselo bien u organizar un evento con repercusión
mediática.
A todos esto, debemos saber, que la competencia actual en un mercado
saturado de empresas organizadoras de eventos es realmente feroz, y se
convierte en tarea difícil el escoger a una empresa organizadora, a un
proveedor especialista, etc…
Para llevar a cabo una buena organización y lograr unos resultados
medibles en el desarrollo de un evento tipo, propongo unas claves a tener en
cuenta a la hora de organizar un evento empresarial:
1. Tener claros los objetivos antes de comenzar la organización del evento: Si no tenemos claro
hacia dónde vamos, qué queremos conseguir, los medios con los que contamos, el
target al que nos queremos dirigir, etc… el evento no será efectivo.
2. Definir las agendas en función del objetivo y no de los ponentes disponibles o del
presupuesto. Este es un error común a la hora de organizar un evento. Suele
darse por las prisas y por las restricciones presupuestarias, pero corres el
riesgo de no conseguir tus objetivos.
3. Ajustar los tiempos y limitar las jornadas a las necesidades reales: ni muy holgado, ni
una agenda estresante.
4. Equilibrar los contenidos asociando las partes más teóricas a alguna dinámica o actividad. Esto
es fundamental. Un evento mono-tema, mono-tono y sin cambios de registros está
abocado al aburrimiento. No solo me refiero a los tradicionales coffee-breaks,
sino también a que la agenda del evento sea heterogénea en cuanto a contenido y
forma.
5. Ser creativos, no dar por hecho que
el contenido es aburrido de por sí. Siempre podemos presentarlo de forma más
atractiva sin que suponga un coste adicional.
6. Desarrollar
actividades que pongan en juego las capacidades, habilidades y experiencias
de los participantes para sacar el mayor provecho de su talento.
7. Trabajar en profundidad las conclusiones: Los participantes tienen que comprobar claramente cómo se aplica a su
día a día. Un buen final de evento es dedicar unos minutos a hacer una
conclusión de las jornadas. Que los invitados se vayan con las ideas clave que
les hemos querido transmitir.
8. “Llevarse tarea”: Todo debe desembocar en un plan de acción individual para alcanzar el
objetivo común, aprovechando las sinergias con otras áreas. Es decir, que todos
y cada uno asuman su compromiso y se traduzca en acciones y resultados reales a
corto plazo.
*Jose Manuel López Torre
Director Comercial y
Desarrollo de Negocio
Marketing Approach
www.marketingapproach.es
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